از خود کار شروع کنید
یک شرکت متوجه می‌شود پیگیری مشتری کند است. راه‌حل پیشنهادی، ارسال خودکار پیام است: یک پیام پس از درخواست، پیام بعدی دو روز بعد و یادآوری نهایی در پایان هفته. پیش از ساختن این مسیر، پرسش مفیدتری وجود دارد: امروز چه چیزی مانع پیگیری درست می‌شود؟
شاید مسئول درخواست مشخص نیست. شاید موجودی بررسی نشده است. شاید مشاور فروش منتظر تاییدی است که زمان مشخصی ندارد. ارسال خودکار پیام می‌تواند ادامه پیدا کند، در حالی که هر سه مسئله هنوز پابرجا هستند.
پنج بررسی پیش از تصمیم به اتوماسیون
منطق اجرایی را با ترتیب مشخص بررسی کنید. پاسخ هر پرسش باید به اندازه‌ای روشن باشد که فرد دیگری بتواند از آن استفاده کند.
- نتیجه: این فرایند باید چه نتیجه‌ای تولید کند؟
- ضرورت: کدام مرحله‌ها به آن نتیجه کمک می‌کنند؟
- مسئولیت: چه کسی پاسخ‌گوی نتیجه از ابتدا تا انتهاست؟
- اختیار: چه کسی، با چه قاعده‌ای و در چه محدوده‌ای تصمیم می‌گیرد؟
- جریان اطلاعات: هر نشانه از کجا می‌آید، به کجا می‌رود و چه کیفیتی باید داشته باشد؟
مرحله‌ها را دسته‌بندی کنید
یک فرایند می‌تواند چند نوع کار متفاوت داشته باشد. ثبت تکراری شاید حذف شود. تایید ضروری شاید ساده شود. تحویل کار شاید به استاندارد نیاز داشته باشد. قاعده قابل پیش‌بینی هم ممکن است برای اتوماسیون مناسب باشد. تبدیل همه مرحله‌ها به نیاز نرم‌افزاری، این تفاوت‌ها را پنهان می‌کند.
بررسی موجودی را در یک مثال فرضی در نظر بگیرید. اگر وعده به مشتری به موجودی وابسته است، این بررسی ضروری است. ابتدا باید معلوم شود کدام سابقه معتبر است، چه کسی مغایرت را حل می‌کند و در چه مرحله‌ای می‌توان به مشتری وعده داد. بررسی خودکار زمانی مفید می‌شود که این شرایط روشن باشند.
برای اجرای آزمایشی، قاعده توقف بگذارید
یک فرایند مشخص را با مسئول معلوم آزمایش کنید. وضعیت اولیه، استثناها و نتیجه را ثبت کنید. پیشاپیش روشن کنید چه اتفاقی باعث توقف اتوماسیون، بازبینی منطق آن یا بازگشت به روال قبلی می‌شود.
خروجی مفید، فرایندی است که افراد آن را می‌فهمند و می‌توانند اداره‌اش کنند. سرعت بیشتر زمانی ارزش دارد که خود کار، قاعده و نتیجه مورد انتظار، شایسته سریع‌تر شدن باشند.
پیش از خودکار کردن یک مرحله، باید بتوانید هدف، مسئول، قاعده تصمیم و اطلاعات موردنیاز آن را توضیح دهید.